Koszty firmy
Koszty stałe fachowca -- co doliczyć do każdej wyceny?
Jeżeli nie doliczasz kosztów stałych do robocizny, finansujesz firmę z własnej kieszeni. Zobacz, co powinno wejść w stawkę.
Koszty stałe są w każdej godzinie pracy
Koszty stałe to wydatki, które ponosisz niezależnie od tego, czy w danym tygodniu masz dużo zleceń, czy mniej. W jednoosobowej firmie usługowej są to między innymi składki ZUS, księgowość, telefon, internet, paliwo, ubezpieczenie, serwis narzędzi, strona internetowa i reklama.
Najprostszy sposób doliczenia ich do wyceny to policzenie miesięcznych kosztów stałych i podzielenie ich przez realistyczną liczbę płatnych godzin -- nie przez wszystkie godziny pracy, tylko przez te, za które faktycznie wystawiasz klientom rachunek.
| Kategoria kosztów | Przykładowe kwoty miesięcznie | Na godzinę (120h) |
|---|---|---|
| Składki społeczne + FP/FS (zasady ogólne, z chorobowym) | 1 926,76 zł | 16,06 zł/h przy 120 h |
| Samochód (leasing + paliwo + ubezp.) | 900-2 000 zł | 7,5-16,7 zł/h |
| Telefon + internet firmowy | 120-200 zł | 1,0-1,7 zł/h |
| Księgowość / program do faktur | 100-300 zł | 0,8-2,5 zł/h |
| Narzędzia (amortyzacja) | 100-400 zł | 0,8-3,3 zł/h |
| Reklama i pozyskanie klientów | 50-300 zł | 0,4-2,5 zł/h |
| Razem | 3 197-5 127 zł + składka zdrowotna | 26,6-42,7 zł/h + zdrowotna |
Każda godzina pracy musi pokryć ten koszt ZANIM zaczniesz zarabiać na siebie.
ZUS w 2026 roku -- aktualny koszt na godzinę
W 2026 r. minimalna suma składek społecznych, Funduszu Pracy i Funduszu Solidarnościowego przedsiębiorcy na zasadach ogólnych wynosi 1 926,76 zł miesięcznie przy dobrowolnym chorobowym. Składka zdrowotna jest liczona osobno. Przy 120 godzinach fakturowych same składki społeczne i fundusze to około 16,06 zł kosztu na godzinę, zanim doliczysz zdrowotną i pozostałe koszty firmy.
Aktualne kwoty składek ZUS sprawdzaj bezpośrednio na zus.pl. Wysokość składek zależy m.in. od ulgi, podstawy i dobrowolnego chorobowego; składka zdrowotna ma własne zasady i nie powinna być zastępowana jedną stałą kwotą dla wszystkich przedsiębiorców.
- ulga na start: brak składek społecznych przez okres przewidziany przepisami; pozostaje składka zdrowotna liczona według właściwych zasad
- preferencyjne składki społeczne: zależne od minimalnej podstawy i dobrowolnego chorobowego; zdrowotna liczona osobno
- zasady ogólne: 1 926,76 zł składek społecznych + FP/FS z chorobowym w 2026 r.; zdrowotna osobno
- Mały ZUS Plus (dla małych dochodów): uzależniony od dochodu
Samochód firmowy -- ile kosztuje na godzinę pracy?
Samochód to jeden z największych kosztów jednoosobowej firmy usługowej. Leasing 700-1 200 zł/mies., paliwo 300-600 zł/mies., ubezpieczenie 100-250 zł/mies., przeglądy i naprawy 100-300 zł/mies. Łącznie 1 200-2 350 zł miesięcznie.
Przy 120 godzinach fakturowych koszt samochodu może stanowić znaczącą część każdej godziny pracy. Do wyceny klienta licz własne koszty auta i czas dojazdu. Urzędowe stawki 0,89 zł/km lub 1,15 zł/km dotyczą określonych rozliczeń przebiegu pojazdu i zależą m.in. od pojemności silnika.
Czas administracyjny -- płacisz za niego z marży
Telefony z klientami, wystawianie faktur, rozliczenia z księgową, zakupy materiałów, reklamacje -- to realne godziny pracy, za które nikt nie zapłaci osobno. W małej firmie usługowej zajmuje to 20-35% całkowitego czasu pracy.
Jeżeli pracujesz 8 godzin dziennie, ale 2 godziny idą na administrację -- masz 6 godzin płatnych. Przy 20 dniach pracy to 120 godzin płatnych, nie 160. To właśnie dlatego stawka godzinowa musi być wyższa niż sugeruje prosty rachunek.
Jakość i źródła
Jak dbamy o wiarygodność tej strony?
Dane urzędowe i prawne sprawdzamy w podanych źródłach. Przykłady liczbowe służą do pokazania sposobu liczenia i nie są uniwersalnym cennikiem rynku.
- ZUS — składki przedsiębiorców w 2026 r. sprawdzono 2026-09-21
- Ministerstwo Finansów — stawki i limity PIT sprawdzono 2026-09-21
Narzędzia AI mogą wspierać redakcję i porządkowanie materiału, ale nie są traktowane jako źródło danych prawnych, podatkowych ani urzędowych.
Prosty język
Trudne pojęcia prostym językiem
W tym poradniku pojawiają się pojęcia, które mogą brzmieć księgowo albo technicznie. Zebraliśmy je w krótkim słowniku, żeby łatwiej czytać artykuł i później policzyć własną wycenę.
- Amortyzacja
Koszt stopniowego zużywania się narzędzi, samochodu albo sprzętu. Nawet jeśli nie kupujesz ich przy każdym zleceniu, ich wartość z czasem spada i powinna być częścią ceny usługi.
Przykład: wiertarka, agregat albo samochód pracują na zleceniach, więc część ich kosztu warto doliczać do stawki.- Marża
Część ceny, która zostaje po odjęciu kosztów. Marża nie jest tym samym co cały zarobek, bo najpierw trzeba pokryć materiały, dojazd, podatki, ZUS i inne wydatki.
Jeśli klient płaci 1000 zł, a koszty wynoszą 700 zł, to zostaje 300 zł marży przed kolejnymi obciążeniami.- Koszty stałe
Wydatki, które firma ponosi niezależnie od jednego konkretnego zlecenia. To na przykład ZUS, księgowość, telefon, ubezpieczenie, paliwo, hosting, reklama albo oprogramowanie.
Jeśli koszty stałe wynoszą 3000 zł miesięcznie, muszą być rozłożone na zlecenia z całego miesiąca.- Stawka godzinowa
Cena za godzinę pracy. Powinna być wyższa niż sama wypłata dla wykonawcy, bo firma ponosi jeszcze koszty stałe, podatki, sprzęt, dojazdy i czas bez faktury.
Jeśli chcesz zarobić 60 zł na godzinę, stawka dla klienta zwykle musi być wyższa niż 60 zł.- Zysk netto
Kwota, która zostaje po odjęciu kosztów, podatków i innych obciążeń. To bliższe realnemu zarobkowi niż sama kwota widoczna na fakturze lub w ofercie.
Przychód 3000 zł nie oznacza zysku 3000 zł, bo trzeba odjąć materiały, dojazd, ZUS i podatek.- Dochód
Kwota po odjęciu kosztów od przychodu. Od dochodu często liczy się podatek przy skali podatkowej lub podatku liniowym.
Przychód 5000 zł minus koszty 3000 zł daje 2000 zł dochodu.- ZUS
Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. To stały koszt prowadzenia działalności, który trzeba uwzględniać w stawce i cenie zlecenia.
Jeśli nie doliczysz ZUS do wycen, zapłacisz go z pieniędzy, które miały być zyskiem.
To są praktyczne wyjaśnienia prostym językiem. Nie zastępują porady księgowej, podatkowej ani technicznej przy konkretnym zleceniu.
FAQ
Najczęstsze pytania
Czy ZUS doliczać do każdej wyceny?
Koszty obowiązkowych składek powinny być uwzględnione w kalkulacji stawki firmy. W 2026 r. minimalne składki społeczne + FP/FS na zasadach ogólnych z dobrowolnym chorobowym wynoszą 1 926,76 zł miesięcznie, a składkę zdrowotną trzeba policzyć osobno.
Jak liczyć czas administracyjny?
Najprościej założyć, że 20-30% czasu pracy to czynności niepłatne bezpośrednio: telefony, wyceny, dojazdy, zakupy, poprawki dokumentów. Dla firmy z 160 godzinami roboczymi miesięcznie zostaje 112-128 godzin fakturowych.
Czy koszt reklamy też powinien wejść w cenę?
Tak. Reklama i pozyskanie klienta są normalnym kosztem działalności. Jeśli wydajesz 300 zł/mies. na Google Ads i masz 120 godzin fakturowych, to 2,50 zł/h ukrytego kosztu.
Co to jest amortyzacja narzędzi i jak ją policzyć?
Amortyzacja to rozłożenie kosztu narzędzia na jego przewidywany czas życia. Wiertarka za 1 500 zł użytkowana 3 lata = 500 zł/rok = 41,67 zł/mies. = 0,35 zł/h. Przy 5 narzędziach to już 1,75 zł/h -- małe, ale po roku robi różnicę.