Jak policzyć roboczogodzinę fachowca i nie zaniżać wyceny?

Roboczogodzina to nie tylko czas z narzędziem w ręku

Wielu fachowców ustala cenę robocizny na podstawie tego, ile chce zarobić za godzinę pracy na miejscu. To za mało. Realna roboczogodzina musi pokrywać również czas, którego klient nie widzi: rozmowy, oględziny, dojazd, zakupy materiałów, przygotowanie oferty, rozładunek, sprzątanie, reklamacje i administrację.

Jeżeli liczysz tylko godziny wykonania usługi, zaniżasz stawkę. Firma może wyglądać na zajętą, a mimo to nie zarabiać. Poprawny model zaczyna się od miesięcznych kosztów, realistycznej liczby godzin płatnych i minimalnego zysku, który chcesz zostawić po każdym zleceniu.

• nie licz 160 godzin jako 160 godzin sprzedanych klientom
• oddziel czas pracy na zleceniu od czasu organizacyjnego
• spisz koszty firmy, nawet drobne abonamenty i paliwo
• ustal minimalny zarobek, poniżej którego nie warto blokować terminu

Krok 1: policz miesięczne koszty firmy

Pierwszy składnik roboczogodziny to koszty stałe. To wydatki, które pojawiają się niezależnie od tego, czy masz dużo pracy, czy słabszy miesiąc. W małej firmie usługowej zwykle są to składki ZUS (duży ZUS w 2026 roku: ok. 1 774 zł/mies.), księgowość, telefon, internet, paliwo, ubezpieczenie, konto firmowe, reklama, hosting strony, narzędzia, odzież robocza i drobne materiały eksploatacyjne.

Aktualną wysokość składek ZUS dla przedsiębiorcy znajdziesz na stronie zus.pl (zakładka 'Składki, wskaźniki i stawki"). Nie zapomnij o składce zdrowotnej, która zależy od formy opodatkowania.

Krok 2: ustal liczbę godzin, które naprawdę sprzedajesz

Największy błąd to dzielenie kosztów przez wszystkie godziny pracy w miesiącu. Jeśli pracujesz od poniedziałku do piątku po 8 godzin, teoretycznie masz około 160 godzin. W praktyce nie wszystkie są płatne. Część zajmują telefony, wyceny, dojazdy, zakupy, reklamacje, poprawki dokumentów i przerwy między zleceniami.

Bezpieczniej założyć, że realnie sprzedajesz klientom 90-120 godzin miesięcznie. Im więcej drobnych zleceń i dojazdów, tym niższa liczba płatnych godzin. Przy większych zleceniach, gdzie pracujesz kilka dni w jednym miejscu, ten udział może być wyższy.

• małe zlecenia serwisowe: często 80-100 płatnych godzin miesięcznie
• remonty i instalacje kilkudniowe: często 100-130 płatnych godzin miesięcznie
• praca z podwykonawcami: osobno licz czas organizacji i nadzoru
• nowa firma: dodaj większą rezerwę, bo część czasu zajmie pozyskiwanie klientów

Krok 3: oblicz bazową roboczogodzinę z podatkiem

Bazowa roboczogodzina powinna pokrywać koszty firmy i Twoje wynagrodzenie. Prosty wzór: (koszty stałe + oczekiwany zarobek netto) ÷ godziny fakturowe = stawka bazowa przed podatkiem. Do stawki bazowej dodaj podatek.

Przykład dla hydraulika: koszty 4 500 zł/mies., oczekiwany zarobek netto 7 000 zł, godziny fakturowe 110 h. Stawka bazowa = (4 500 + 7 000) ÷ 110 = 104,5 zł/h. Na ryczałcie 5,5% podziel przez (1 − 0,055) → ok. 110,6 zł/h. Dodaj 20% rezerwy na niespodzianki → 132,7 zł/h. To Twoja minimalna stawka ofertowa.

Krok 4: dolicz dojazd, zakupy i przygotowanie oferty

Dojazd nie jest dodatkiem, który można zawsze podarować. Jeżeli jedziesz do klienta 25 minut w jedną stronę, tracisz prawie godzinę dnia. Do tego dochodzi paliwo, parking, czas na wniesienie narzędzi i ewentualny zakup materiałów. Limit kilometrówki w 2026 roku wynosi 0,89 zł/km dla samochodów osobowych.

Dobrym rozwiązaniem jest minimalna cena zlecenia. Dzięki temu nie musisz tłumaczyć każdej minuty, a jednocześnie nie pracujesz poniżej kosztów. Przykład: nawet jeśli sama naprawa trwa 30 minut, minimalna cena 200 zł obejmuje dojazd, diagnozę, przygotowanie, odpowiedzialność i wystawienie dokumentu.

• ustal minimalną cenę wyjazdu serwisowego (150-350 zł w zależności od regionu i branży)
• dla dalszych lokalizacji licz dojazd osobno lub podwyż minimalną wartość zlecenia
• czas zakupów materiałów wpisuj w robociznę lub narzut na materiały
• nie obniżaj ceny tylko dlatego, że sama czynność trwa krótko

Krok 5: dodaj rezerwę na ryzyko i realistyczne niespodzianki

Każda branża ma własne niespodzianki: krzywe ściany, stare instalacje, brak dostępu do zaworu, inne materiały niż zapowiadał klient, opóźnione dostawy albo poprawki po poprzednim wykonawcy. Jeżeli cena nie zawiera rezerwy, każda niespodzianka zmniejsza Twój zarobek.

Przy prostych pracach rezerwa może wynosić 5-10%. Przy remontach, instalacjach, pracach w starych budynkach i zleceniach po kimś warto rozważyć 10-20%.

• niska rezerwa (5-10%): powtarzalne usługi i jasny zakres
• średnia rezerwa (10-15%): prace z materiałami i dojazdem
• wysoka rezerwa (15-20%): stare budynki, poprawki, pilny termin
• osobny zapis w ofercie: cena może ulec zmianie przy ukrytych usterkach

Jak używać wyniku w rozmowie z klientem?

Nie musisz pokazywać klientowi całego wzoru. Klient powinien dostać jasną ofertę: zakres prac, cenę, termin, materiały, dojazd, ważność wyceny i warunki zmiany ceny. Wewnętrzna roboczogodzina służy Tobie do pilnowania rentowności, a nie do tłumaczenia każdego kosztu po kolei.

Najlepiej działa spokojna komunikacja: 'Cena obejmuje wykonanie usługi, dojazd, przygotowanie miejsca pracy, podstawowe materiały pomocnicze i gwarancję na wykonaną pracę". Taki opis pokazuje wartość, a nie tylko liczbę godzin.